De grâce, n’oubliez pas vos bénévoles !

Avec la crise sanitaire liée au Covid19 et les règles de confinement mises en place par l’état, de nombreux événements sont contraints d’être annulés ou reportés. En effet, « dur métier que d’organiser la désorganisation des événements » (citation recueillie sur le LinkedIn de Romain PIAU, directeur de course de l’EcoTrail Paris). Cette phrase met en avant les difficultés auxquelles sont confrontés les organisateurs d’événements, et elles sont nombreuses.

Informez vos bénévoles

Ainsi une des tâches des organisateurs va être d’informer du report ou de l’annulation, toutes les personnes ayant un rôle à jouer sur l’événement : spectateurs, participants, prestataires, salariés, partenaires, médias… ainsi que les bénévoles.
Rappelons que les bénévoles s’engagent de leur plein gré, sans but lucratif dans une organisation, au service de l’intérêt commun.
Au même titre que vous allez informer votre public sur les réseaux sociaux et votre site Internet, vos partenaires et prestataires par téléphone et par mail, dédiez une communication exclusivement à vos bénévoles. De grâce, ne les oubliez pas, ne les informez pas dans une communication globale.
En agissant de la sorte, vous respectez leur engagement et vous allez également développer leur sentiment d’appartenance à votre organisation. De plus, il est nécessaire de les maintenir impliqués et engagés. De manière à pouvoir compter sur eux lors de vos prochaines manifestations. Commencez par les remercier de s’être impliqués sur l’organisation de votre événement. Puis informez les de la situation et des décisions prises concernant votre événement.

Vous allez donc devoir les informer, mais de quelle manière ?

Il existe une multitude de façon de les informer, voici notre sélection :

• par email : méthode la plus couramment utilisée. Celle-ci à l’avantage d’être rapide tout en conservant un certain degré de personnalisation (nom et le prénom du bénévole).
• par SMS : méthode plus directe. Le bénévole n’en sera qu’enchanté. Ici aussi vous pouvez personnaliser le message avec le nom et le prénom du bénévole.
• par courrier : cela vous parait peut être archaïque, et pourtant non seulement ça révèle que vous avez accordé du temps pour délivrer cette information. Mais ça renforce également le caractère personnelle. Un courrier nominatif, signé de la main du directeur, d’un artiste ou d’un sportif associé à votre événement, un ambassadeur… c’est quand même plus classe qu’un email de masse.
• par le biais des réseaux sociaux : méthode à bannir si vous envisagiez de communiquer sur la page Facebook de votre événement. La communication du message serait trop globale. A moins, justement que ce soit pour mettre en avant vos bénévoles et les remercier aux yeux de votre public. Cette solution peut être mise en place en complément d’un autre moyen d’information.

Si vous êtes concernés par un report ou une annulation, conséquence de la crise sanitaire actuelle, nous vous transmettons toutes notre énergie pour rebondir et faire face à cette épreuve. Nos équipes se tiennent à votre disposition si vous avez besoin d’un conseil ou d’une aide quelconque.

Soyez forts, soyons solidaires !