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Rétroplanning pour le recrutement et le management de bénévoles

Parce qu’il n’existe pas d’événements types, il est compliqué d’établir un rétroplanning concernant le recrutement et la gestion des bénévoles, commun à tous les organisateurs.
Chacun possède des problématiques différentes selon :
  • le lieu, qui aura une incidence sur l’accessibilité et l’hébergement pour les bénévoles
  • la date, influant sur la disponibilité et la concurrence
  • la thématique de la manifestation
  • les moyens à disposition (financiers, humains…)
Par exemple, il sera plus simple de recruter et d’héberger des bénévoles sur un festival de musique en période estivale en bord de mer, que sur un événement en station de sports d’hiver pendant des vacances scolaires.
De même qu’en fonction de la structure de l’organisation et de l’ancienneté de l’événement, les contraintes ne sont pas les mêmes.
Une association sportive, vivant à l’année avec 500 adhérents et organisant depuis 20 ans un événement récurrent éprouvera moins de difficultés à recruter et animer sa communauté de bénévoles qu’une structure récente développant son premier événement de toutes pièces

Rétroplanning de votre programme bénévole : les phases essentielles

Il y a néanmoins des constantes, notamment au niveau du phasage d’un « programme bénévole ».  Un événement qui mobilise des bénévoles sera confronté aux phases suivantes :
  • Planification du programme
  • Estimation des besoins pour chacun des départements opérationnels
  • Réalisation du livret des missions
  • Recrutement
  • Affectation
  • Information et Formation
  • Management en phase opérationnelle
  • Évaluation
  • Clôture et bilan de la collaboration
Si on devait définir un rétroplanning des actions essentielles, applicables à la plus grande majorité des événements, on pourrait le résumer ainsi :
Rétroplanning bénévoles
Remarques : 
Votre travail ne s’arrête pas lorsque le bénévole est présent le jour J et que sa mission commence. Il convient désormais de lui offrir un cadre d’intervention idéal (restauration, point information, …).
Dès la fin de l’événement, pensez à remercier le bénévole pour son implication
J+1 mois : Soirée de remerciements (projection des photos et films), en présence d’élus, de partenaires, de l’équipe d’organisation…
NB : Informer dès que possible les bénévoles retenus de façon à ce que ces derniers puissent prendre leurs dispositions sur les questions de transport et d’hébergement.
Le conseil principal à respecter, qui prévaut pour l’ensemble de l’organisation de votre événement, est le suivant :
« Plus vous anticipez tôt et de manière précise vos besoins et plus vous pourrez y répondre efficacement, vous laissant ainsi du temps pour pallier les imprévus »

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