Comment aménager son centre des bénévoles ?
Par définition, le bénévole apporte son aide volontairement, sans être rémunéré. Ce qui ne sous entend pas pour autant que ce denier mérite moins de considération que tout autre acteur de l’événement. Véritable pierre angulaire de l’organisation, le bénévole doit être considéré par l’organisateur à sa juste valeur. Dépourvue d’une rétribution financière, la personne donnant de son temps et de son énergie viendra chercher d’autres sources de motivation, comme le fait de pouvoir rencontrer notamment d’autres personnes. Pour ce faire, un lieu convivial et adapté, paraît indispensable : le centre des bénévoles.
Les règles essentielles pour l’aménagement du centre des bénévoles
Au travers de cet article, nous vous proposons quelques règles essentielles à respecter :
- L’accessibilité : Les lieux de missions des bénévoles étant multiples, le centre des bénévoles doit se trouver en plein cœur de la manifestation et être accessible rapidement par tous. Il doit être accueillant de tel sorte que le bénévole ait envie d’y rentrer et d’y passer du temps. Exit donc les espaces en plein cœur des zones techniques ou à proximité du local poubelle…
- L’accueil : Une permanence, pouvant être tenue par une équipe de bénévoles, doit être assurée afin de répondre aux questions récurrentes, palier aux problèmes techniques mineurs, alimenter le coin détente et s’occuper d’animer le centre. Ce staff réduit, de confiance, peut également constituer un « filtre » pour le responsable des bénévoles afin que ce dernier ne puisse se préoccuper que de ce qui essentiel au fonctionnement global
- Un espace restauration adapté : Chauffé ou climatisé, avec suffisamment d’espace pour que chacun puisse trouver une place confortable, sans être obligé d’attendre. N’oublions pas que le repas constitue un moment de détente et de réconfort, cher à de nombreux bénévoles
- Les équipements : TV ou VP avec le live de l’événement, micro avec haut parleurs, chargeurs de téléphone en libre service, du wifi gratuit et illimité, des jeux à disposition (cartes, consoles de jeux vidéo, baby-foot…), un poste informatique avec accès à Quick-Off pour qu’il puisse consulter leur espace personnel
- Un coin détente avec de l’eau et du café gratuit en permanence à disposition. Astuce : Un partenariat avec une enseigne alimentaire permettra de disposer de la nourriture gratuite
- Un endroit calme dédié aux réunions d’équipe
- Un point d’affichage, pour la consultation des infos utiles (horaires de navettes, et les échanges entre bénévoles
Points de vigilance
En lien avec ces conseils d’aménagement, nous vous recommandons vivement d’interdire la consommation d’alcool et de stupéfiants dans ce lieu. Quand bien même les bénévoles ne sont pas salariés de l’organisation, ils sont sous votre responsabilité et sont tenus d’avoir un comportement exemplaire tout au long de leurs missions. Des soirées de détente, en marge des journées de travail, pourront toutefois être organisées.
