Logiciel de gestion des bénévoles et du staff

Trouver assez de bénévoles. Combler les trous du planning la veille. Savoir qui est arrivé, le matin du jour J. Qoezion réunit le recrutement, la planification, la communication et l'émargement au même endroit, et ouvre votre recrutement aux 200 000 bénévoles de la communauté qoezion.com.

Sans engagement, sans carte bancaire.
  • UTMB World Series
  • 24 Heures du Mans
  • Marathon de Nantes
  • Courchevel Méribel 2023
  • Fédération Française de Cyclisme
  • Le Grand-Bornand

Ce que fait Qoezion

Un formulaire à votre image, diffusé là où sont les bénévoles

Le premier problème n'est pas d'organiser les bénévoles : c'est d'en trouver assez. Vous choisissez les questions, les disponibilités et les compétences à demander ; le formulaire vit sur votre site et vos réseaux, et vos missions paraissent sur qoezion.com, où 200 000 bénévoles actifs cherchent les événements qui recrutent.

  • Formulaire de candidature et pages de mission personnalisés
  • Candidatures triées par poste, date et compétence
  • Publication sur la communauté qoezion.com en un clic

Qoezion Spot, l'application mobile de suivi des équipes sur le terrain

Qoezion Spot est l'application mobile que vos équipiers installent pour partager leur position pendant leur mission. Les postes tenus, les équipiers en route et les zones vides apparaissent en temps réel sur la carte de votre poste de commandement.

  • La sécurité des équipiers isolés

    Localiser les équipiers isolés, identifier le plus proche d'un incident, vérifier qu'un poste sensible reste tenu.

  • La coordination, poste par poste

    Voir en temps réel les postes pourvus et ceux en sous-effectif, et réaffecter sans attendre le prochain point radio.

L'écran de connexion de l'application Qoezion Spot
Qoezion Spot sur le téléphone d'un équipier : « Position partagée », et le bouton pour arrêter le partage

Pourquoi choisir Qoezion ?

Qoezion réunit le recrutement communautaire, la planification opérationnelle et le suivi terrain dans un seul outil, conçu pour les événements qui mobilisent des centaines de bénévoles.

  • Un vivier de bénévoles intégré au logiciel

    Vos missions sont visibles sur qoezion.com dès que vous les publiez. 200 000 bénévoles actifs y cherchent les événements qui recrutent, sans que vous ayez à les démarcher.

  • L'émargement et la logistique dans le même outil

    Présences relevées à l'arrivée sur le poste, dotations, repas et matériel tracés par bénévole, bilan disponible le lendemain. Pas de module tiers, pas de double saisie.

  • Une édition qui repart de la précédente

    Dupliquez un événement en quelques clics : formulaire, activités, créneaux, dotations. Vous repartez de la base de l'année précédente. Adapté aux fédérations et aux organisateurs de séries.

  • Un logiciel écrit par des gens qui le tiennent le jour J

    Nos chefs de projet conduisent des programmes de bénévoles sur des championnats du monde et des grands événements, et utilisent Qoezion sur le terrain. Les manques remontent du terrain, pas d'une salle de réunion.

Recrutez vos bénévoles sur qoezion.com, la communauté de 200 000 membres

Vous publiez votre recrutement sur qoezion.com en un clic. Vos missions rejoignent la communauté, et les bénévoles y trouvent les événements qui recrutent près de chez eux, par sport et par région.

  • Recrutez au-delà de vos habitués. Votre événement paraît dès que vous le publiez, et les candidatures arrivent directement dans votre espace.
  • Construisez votre communauté. Elle se constitue au fil des éditions, et le lien se garde entre deux événements.
  • Repartez de l'an dernier. Dupliquez l'événement — formulaire, missions, créneaux, dotations — et rappelez ceux qui connaissent déjà les postes.
La page d'accueil de qoezion.com : les événements qui recrutent des bénévoles, par sport et par région

Connecté à vos autres outils

Qoezion se branche sur la billetterie, le cashless, l'accréditation et le CRM que vous utilisez déjà. Vos bénévoles sont saisis une fois, et l'information circule entre les solutions.

  • Billetterie
  • Cashless
  • Accréditation
  • CRM
  • Qomeet
  • izyPay
  • Sulf
  • Eventori
  • Infomaniak Events
  • Open Resort
  • et bien d'autresAPI et connecteurs sur demande

Conçu sur le terrain, pas en salle de réunion.

Nos chefs de projet conduisent des programmes de bénévoles sur des championnats du monde, des marathons et des festivals, et se servent de Qoezion le jour J, comme vous. Chaque écran répond à une situation vécue : un bénévole bien informé arrive à l'heure, au bon poste, et revient l'année suivante.

Bénévoles des FIA Motorsport Games 2022
Réunion de bénévoles aux Championnats du monde de ski alpin 2023
Bénévole signaleur sur l'UTMB
Animation entre bénévoles

Choisissez l'offre adaptée à votre événement

Quel que soit votre volume de bénévoles, les deux offres intègrent toutes les fonctionnalités de Qoezion, des événements et des administrateurs illimités, et la diffusion de votre recrutement sur qoezion.com.

Qoezion Essentiel

Pour les organisateurs qui pilotent leurs bénévoles en autonomie.

100 bénévoles

200 €HT par an

Essayer gratuitement Qoezion

Sans engagement, sans carte bancaire.

  • Toutes les fonctionnalités : recrutement, planning, messagerie, cartographie, émargement
  • Événements et administrateurs illimités
  • Recrutement diffusé gratuitement sur qoezion.com
  • Centre d'aide et mises à jour incluses

Qoezion Pro

Pour les organisations complexes, de 300 à plus de 10 000 bénévoles par an.

Sur devisdispositif construit avec nos experts métier

Parler à un expert

Rendez-vous de 30 minutes, sans engagement.

  • Tout Essentiel
  • Accompagnement par nos experts métier
  • Environnement dédié et marque blanche
  • Intégrations et connecteurs avancés
  • Support prioritaire et chef de projet dédié

« A l’échelle de l’UTMB World Series, nous cherchions à harmoniser et professionnaliser notre gestion des bénévoles. Il est indispensable, à notre échelle, de faciliter la vie de nos organisateurs locaux tout en assurant une expérience bénévole similaire en fonction des étapes. Avec Qoezion, on peut désormais travailler dans ce sens. »

Benoît RouxResponsable bénévoles

« En peu de temps, Qoezion est devenu mon principal allié dans le recrutement et la gestion de mes bénévoles sur le Marathon de Nantes, où nous gérons un contingent de 1300 personnes et quelques 90 associations. De nature, l’outil est simple à la prise en mains et à l’utilisation. Alors quand vous bénéficiez également de l’accompagnement d’une équipe sympathique et disponible, vous êtes automatiquement gagnant. »

Chloé LimouzinResponsable programme bénévoles

« Nous utilisons Qoezion depuis 2019. Les fonctionnalités déployées et les améliorations continues sont top. Désormais, toute notre communauté de bénévoles utilise la solution. Au delà de pouvoir échanger facilement avec eux, nous renforçons leur sentiment d’appartenance. Et une mention spéciale pour le support qui est très réactif ! »

Laurence ReyAnimatrice réseau bénévoles

« Nous sommes extrêmement satisfaits de l'utilisation de Qoezion. Cette solution nous a permis de gérer, coordonner et fidéliser nos bénévoles, sur qui nous pouvons désormais compter pour tous nos événements. La centralisation de toutes nos informations au sein d'une même solution a simplifié notre quotidien et fluidifié nos échanges. Qoezion est devenu un allié essentiel pour nous, nous permettant de créer une vraie communauté. »

Yohann TaberletChargé de projets événements culture et sport

Questions fréquentes

Qu'est-ce que Qoezion ?

Qoezion est un logiciel de gestion des bénévoles et du staff événementiel, édité par Quick-Off. Il couvre le recrutement, la sélection, l'affectation, la planification, la communication, la cartographie, la logistique et l'émargement des bénévoles d'un événement, en libre service ou avec un chef de projet Quick-Off.

Comment Qoezion aide-t-il à trouver des bénévoles ?

Votre formulaire de candidature vit sur votre site et vos réseaux, et vos missions sont publiées en un clic sur qoezion.com, la communauté où plus de 200 000 bénévoles actifs, en France, en Belgique, au Canada et ailleurs, retrouvent les événements qui recrutent. C'est un vivier complémentaire à votre propre base, pas un remplacement.

Comment limiter les désistements de dernière minute ?

Chaque bénévole choisit ses créneaux, reçoit ses horaires et ses rappels sur son téléphone, et retrouve à tout moment ce qu'on attend de lui. Les recrutements réalisés avec Qoezion enregistrent 6 % de désistements, contre 15 à 20 % en moyenne nationale.

Faut-il tout reconstruire à chaque édition ?

Non. Vos bénévoles, vos postes, vos zones et vos plannings sont là à l'édition suivante : vous repartez de l'année précédente et vous ajustez, plutôt que de recommencer une base vide.

Comment suivre des équipes dispersées sur un parcours ?

Qoezion Spot permet de localiser en temps réel les équipiers en mission (signaleurs, ravitaillements, postes de secours) et de voir quels postes sont vides. Le partage est consenti session par session, plafonné à vingt-quatre heures, et les positions sont supprimées définitivement trente jours après la fin de la session.

Combien coûte un logiciel de gestion des bénévoles comme Qoezion ?

La création d'un compte Qoezion ouvre un essai gratuit, sans engagement ni carte bancaire. L'offre Essentiel coûte ensuite 200 € HT par an pour 100 bénévoles, avec des événements et des administrateurs illimités. L'offre Pro, au-delà de 300 bénévoles par an, est sur devis.

Comment sont comptés les bénévoles ?

Une activation correspond à une candidature acceptée par événement. Une personne n'est jamais comptée deux fois pour le même événement sur douze mois.

Qoezion convient-il aux associations et aux petits événements ?

Oui. L'offre Essentiel est faite pour les associations, les clubs et les organisateurs qui pilotent leurs bénévoles en autonomie. Le même logiciel équipe les plus grands événements, comme l'UTMB, les 24 Heures du Mans ou les Championnats du monde de ski alpin.

Quelle est la différence entre Qoezion et Qomeet ?

Qoezion gère les bénévoles et le staff d'un événement. Qomeet gère les accréditations et le contrôle d'accès. Les deux logiciels Quick-Off sont connectés nativement pour les organisateurs qui utilisent les deux.

Comment fonctionne la facturation annuelle ?

Vous payez l'année complète en une seule fois. L'abonnement est renouvelé automatiquement chaque année, sauf si vous décidez de l'annuler.

Puis-je changer d'offre en cours d'année ?

Oui. Vous pouvez passer à un palier supérieur à tout moment, le montant est ajusté au prorata de la période restante. Pour passer à un palier inférieur, le changement prend effet à la prochaine période de facturation.

Y a-t-il des frais cachés ou des coûts supplémentaires ?

Non. Le prix affiché inclut l'accès à toutes les fonctionnalités de Qoezion. Les seuls coûts supplémentaires sont les activations consommées au-delà du volume inclus, facturées 2,50 € HT par activation, et les éventuelles prestations sur mesure comme une formation sur site.

Parlons de votre prochain événement

Créez votre compte Qoezion et testez gratuitement, ou réservez trente minutes avec un expert Quick-Off.