Le logiciel de gestion des bénévoles pour les grands événements sportifs
Championnats, coupes du monde, compétitions internationales : Qoezion centralise la gestion de milliers de bénévoles et de staff répartis sur plusieurs sites — recrutement, plannings multi-zones, communication ciblée et suivi terrain, du premier appel à bénévoles jusqu'au jour J.
Ils nous font confiance
3 500+
événements de toutes tailles
200 000+
bénévoles dans la communauté Qoezion
2 000+
organisateurs nous font confiance
Le défi des bénévoles sur un grand événement
Un grand événement international, c'est des milliers de bénévoles et de staff, des dizaines de zones et de sites, plusieurs jours de compétition et une exigence de fiabilité absolue. À cette échelle, les fichiers Excel et les e-mails atteignent vite leurs limites : postes à découvert, consignes contradictoires, impossibilité de réagir vite le jour J.
Piloter à grande échelle, sans perdre en fiabilité
Qoezion industrialise la gestion sans la déshumaniser. Vous gérez le recrutement et les plannings par zone et par site, l'outil détecte les conflits et les doublons, et chaque bénévole accède à son espace personnel avec ses missions, ses horaires et le plan de sa zone. La messagerie intégrée permet d'informer la bonne population en un clic, même en plein événement.
Coordonner toutes les populations de l'événement
Un grand événement ne mobilise pas que des bénévoles : médias, prestataires, délégations et VIP doivent aussi être accrédités et contrôlés. Qoezion pilote vos bénévoles et votre staff, et se complète avec Qomeet pour les accréditations et le contrôle d'accès — toute votre logistique humaine au même endroit.
Tout ce dont vous avez besoin pour piloter vos bénévoles
Recruter les bénévoles
Formulaires d'inscription personnalisés pour collecter candidatures, disponibilités et compétences.
Planifier les postes
Plannings par poste et par créneau, avec affectation et suivi des bénévoles sur l'ensemble du parcours.
Communiquer en temps réel
Messagerie intégrée pour diffuser les consignes, relancer et gérer les imprévus le jour J.
Cartographier le parcours
Carte des postes et des zones, avec géorepérage (geofencing) pour délimiter les secteurs du parcours et guider chaque bénévole vers son poste.
Gérer le terrain
Dotations, repas, transport et émargement par QR code pour une logistique fluide le jour J.
« J’utilise Qoezion depuis plus de 5 ans. L’outil est simple d’utilisation et ludique. Il me permet de gagner du temps dans la gestion des bénévoles lors des différentes épreuves se déroulant sur le circuit des 24 Heures. Il permet également de partager à plusieurs les informations à l’instant T. Cela simplifie la communication et l’organisation entre les différents services et intervenants. De plus, toute l’équipe Quick-Off est incroyable par leur qualité d’écoute, de partage, d’amélioration et réactivité. Je recommande cet outil. »
Pierrick Navarre
Responsable Expérience Spectateurs
Questions fréquentes
Quel logiciel pour gérer les bénévoles d'un grand événement sportif ?
Qoezion est un logiciel dédié à la gestion des bénévoles et du staff événementiel, éprouvé sur de grands événements internationaux. Il centralise le recrutement, les plannings multi-sites, la communication et le suivi terrain de milliers de mobilisations. Il a été utilisé sur des événements comme la Coupe du Monde de Rugby 2023, les 24h du Mans ou les Championnats du Monde de ski alpin de Courchevel-Méribel.
Qoezion gère-t-il des milliers de bénévoles sur plusieurs sites ?
Oui. Qoezion est conçu pour les organisations d'envergure : plannings par zone et par site, affectation à grande échelle, détection des conflits, communication ciblée et espace individuel pour chaque bénévole, quel que soit le volume.
Peut-on coordonner les bénévoles avec les autres populations de l'événement ?
Oui. Qoezion pilote vos bénévoles et votre staff ; pour les accréditations et le contrôle d'accès des autres populations (médias, prestataires, délégations, VIP), il se complète avec Qomeet, notre solution dédiée.
Combien coûte un logiciel de gestion de bénévoles ?
Qoezion propose un essai gratuit, puis une formule Essentiel à partir de 200 € HT/an. Le tarif s'adapte au nombre de bénévoles à gérer.
