Gestion événementielle : nos chefs de projet en renfort
Votre équipe permanente est réduite, et il faut quand même ouvrir le centre des équipiers à 5 heures du matin. Nos chefs de projet viennent de l'événementiel : ils forment vos équipes, les renforcent aux moments de pointe, ou prennent tout en charge pour votre compte.
24 Heures du Mans
Courchevel Méribel 2023
Musilac
Fédération Française Handisport
Le Grand-Bornand
Rugby World Cup 2023
Ce que nous prenons en charge
Votre programme bénévoles, conduit de bout en bout
Recruter, sélectionner, affecter, briefer, puis tenir le centre des équipiers pendant que l'événement tourne : c'est un métier à plein temps, et il arrive en plus du vôtre. Nos chefs de projet ont dirigé ces programmes sur des championnats du monde et des Coupes du Monde, avec Qoezion comme colonne vertébrale.
- Campagne de recrutement et sélection des bénévoles
- Plannings, briefings et formation des équipes
- Centre des équipiers et animation
Le dispositif d'accréditation, du cadrage au dernier scan
Les demandes arrivent par mail, les zones d'accès changent la veille, et le jour J la file s'allonge au centre d'accréditation. Nous cadrons les populations et les zones, configurons Qomeet, formons vos référents et tenons l'accueil sur site. À Musilac, 1 259 accrédités ont été enregistrés sous 94 structures différentes.
- Cadrage des populations et des zones d'accès
- Configuration de Qomeet et formation des référents
- Accueil accréditation et contrôle d'accès sur site
Vos équipes formées sur vos propres données
Les équipes changent chaque année, et la personne qui savait tout faire finit par partir. La prise en main se fait sur vos données réelles, pas sur une démonstration : sessions guidées, kit de démarrage, centre d'aide, puis un support qui reste joignable toute la saison.
- Sessions de formation sur vos données réelles
- Ressources en ligne et académie
- Accompagnement pendant la saison
Présents sur site, avant et pendant l'événement
Un dispositif se juge le matin où il faut ouvrir, pas sur le plan. Le chef de projet est là, au centre des équipiers ou à l'accueil accréditation, avec ce qu'il a construit. Sur l'UCI MTB 2022, deux d'entre eux sont restés douze jours sur site pour 300 bénévoles.
- Repérages et plan du dispositif
- Présence sur site les jours J
- Bilan et transmission pour l'édition suivante
Des bénévoles qui reviennent l'année suivante
Un bénévole mal accueilli ne revient pas, et le recrutement repart de zéro. Centre des équipiers aménagé, dotations, programme d'animation, soirée des bénévoles : c'est ce qui sépare une base à reconstituer d'une communauté acquise. Les recrutements menés avec Qoezion affichent 6 % de no-show, contre 15 à 20 % en moyenne nationale.
- Centre des équipiers aménagé
- Partenariats et dotations
- Programme d'animation et soirée des bénévoles
Nos chefs de projet viennent de l'événementiel, pas du logiciel.
Ils ont dirigé des programmes bénévoles et des dispositifs d'accréditation sur des championnats du monde et des Coupes du Monde. Ils savent ce que c'est qu'ouvrir un centre des équipiers à 5 heures du matin. Et ils utilisent Qoezion et Qomeet tous les jours : c'est de ce terrain que viennent les deux logiciels.
Ce que les organisateurs nous demandent avant de s'engager
Qu'est-ce que vous prenez en charge, et qu'est-ce qui reste chez nous ?
Ce que vous voulez. Trois niveaux : nous formons vos équipes et vous pilotez ; un chef de projet renforce la vôtre aux moments clés ; ou nous prenons en charge le programme bénévoles ou le dispositif d'accréditation pour votre compte. Le périmètre s'écrit au cadrage, noir sur blanc, et il peut changer d'une édition à l'autre.
Vos chefs de projet connaissent-ils un événement comme le nôtre ?
Ils viennent de l'événementiel, pas du logiciel : ils ont dirigé des programmes bénévoles et des dispositifs d'accréditation sur des championnats du monde et des Coupes du Monde. À Courchevel-Méribel 2023, six d'entre eux ont accompagné 1 200 bénévoles pendant trois semaines ; sur l'UCI MTB 2022, deux sont restés douze jours sur site pour 300 bénévoles.
Nous n'avons pas le temps de tout changer avant la prochaine édition.
Alors ne changez pas tout. On démarre sur un périmètre restreint : une population, un site, un seul événement, avec une formation courte et un kit de démarrage, et on élargit ensuite. Sur une première édition, un chef de projet peut rester en renfort le temps que vos équipes prennent la main.
À qui appartiennent les données, et que reste-t-il après votre départ ?
Les données sont les vôtres et restent dans vos logiciels, hébergés chez AWS à Paris pour les clients français. Quick-Off a un Délégué à la Protection des Données et fournit son Plan d'Assurance Sécurité et l'accord de traitement sur demande. À la fin de l'événement, présences, services et retours des équipes sont consolidés et transmis, avec ou sans nous pour la suite.
Comment est-ce que cela se chiffre ?
Après le cadrage, une fois le périmètre écrit : deux jours de renfort et trois semaines de pilotage délégué n'ont rien de comparable. Ce qu'il faut mettre en face, c'est le temps que vos équipes passent aujourd'hui à ressaisir, relancer et rattraper, et le poste qui reste vide le jour J.
Et si nous voulons reprendre la main l'année suivante ?
Le niveau se choisit édition par édition, rien ne vous engage à le reconduire. Le bilan est fait pour ça : présences, services et retours des équipes sont transmis pour que l'édition suivante reparte de ce qui a été appris, avec ou sans nous.
Ils nous ont confié leurs bénévoles et leurs accréditations
« J’utilise Qoezion depuis plus de 5 ans. L’outil est simple d’utilisation et ludique. Il me permet de gagner du temps dans la gestion des bénévoles lors des différentes épreuves se déroulant sur le circuit des 24 Heures. Il permet également de… »
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Pierrick NavarreResponsable Expérience Spectateurs
« Nous avons fait appel à Quick-Off pour 2 raisons majeures : Son expertise dans la mise en place d’un programme équipier sur de grands événements. La mise à disposition de Qoezion qui facilite considérablement la vie des organisateurs. Cela nous… »
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Perrine PelenDirectrice générale du comité d'organisation
« En 2023, nous nous somme lancés sur le tard dans l’utilisation de Qomeet. Pour autant, les résultats de cette première année, sont assez probants, avec 1259 accrédités enregistrés sous 94 structures différentes. Tous ont adhéré à ce nouvel outil… »
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Xavier RéchainAdministrateur de Musilac
« En tant que chef de projet en lien avec l’ACO, le défi était d’organiser et de gérer un vaste pool de bénévoles engagés dans 11 services différents, dont chacun présentait ses propres spécificités. Du recrutement des bénévoles, à la planification des affectations en passant par le suivi en temps réel, la plateforme a fourni une visibilité totale et une coordination fluidifiée. La communication transparente et la gestion simplifiée ont créé un environnement où les bénévoles se sentaient valorisés et bien informés, ce qui s’est traduit par un engagement renforcé et une expérience positive. »
Arnaud RobinChef de projet Qoezion
« Au final, on a enregistré un gain de temps dans le recrutement, la planification, la formation et une rationalisation du budget, non négligeable pour un organisateur, tout en améliorant la qualité du programme bénévoles. »
Aude LefortCoordinatrice épreuve piste
« L'organisation de cette deuxième édition a été grandement simplifiée grâce à la fonctionnalité de duplication d'événement de Qoezion, ce qui en fait un exemple parfait pour illustrer son efficacité. De plus, nous avons pu mobiliser la communauté déjà inscrite l'année précédente, ce qui démontre la fidélisation des bénévoles d'une année sur l'autre et leur connaissance des missions de l'événement. »
Hugo FouetCoordinateur événementielQuestions fréquentes
Qu'est-ce que le pilotage délégué d'un programme bénévoles ?
Le pilotage délégué consiste à confier à Quick-Off la conduite du programme bénévoles ou du dispositif d'accréditation d'un événement : recrutement, planification, communication, présence sur le terrain et bilan, avec une équipe Quick-Off dédiée. L'organisateur décide, Quick-Off exécute, et les données restent dans ses logiciels.
Quick-Off peut-il gérer à la fois les bénévoles et les accréditations d'un événement ?
Oui. Nos chefs de projet pilotent l'un, l'autre ou les deux, avec Qoezion pour les bénévoles et Qomeet pour les accréditations, reliés entre eux : une affectation validée dans Qoezion génère le droit d'accès correspondant dans Qomeet.
Quick-Off fournit-il le matériel de contrôle d'accès ?
Oui. Terminaux de contrôle d'accès en location, supports de pass, imprimantes et connectivité nomade : le logiciel, le matériel et la présence sur site viennent du même interlocuteur.
Sur quels types d'événements intervenez-vous ?
Grands prix, championnats du monde, festivals, marathons et trails, événements de fédérations sportives, de clubs professionnels et de collectivités, en France et à l'international.
Intervenez-vous en dehors de la France ?
Oui. Quick-Off est présent en Europe et en Amérique du Nord, au Québec notamment, et ses solutions ont été déployées sur cinq continents. Les plateformes existent en français, anglais, allemand, néerlandais, italien et espagnol.
Comment démarrer un accompagnement ?
Par trente minutes avec un expert Quick-Off. Nous cadrons votre événement et vous proposons le niveau adapté : formation, conseil ou pilotage délégué.
Parlons de votre prochain événement
Trente minutes avec un expert Quick-Off pour comprendre votre dispositif et vous dire ce que nous pouvons y apporter.