Le logiciel de gestion des bénévoles pour votre festival
Que vous gériez 100 ou 1000 bénévoles, Qoezion centralise la gestion des bénévoles d'un festival : recrutement, plannings, messagerie et logistique — du premier appel à bénévoles jusqu'au dernier concert.
Ils nous font confiance
3 500+
événements de toutes tailles
200 000+
bénévoles dans la communauté Qoezion
2 000+
organisateurs nous font confiance
Le défi des bénévoles sur un festival
Un festival, c'est des centaines de bénévoles répartis sur de nombreux postes — accueil, billetterie, bars, scènes, propreté, parkings, camping — et sur plusieurs jours, souvent en rotation. Sans outil dédié, tout repose sur des fichiers Excel, des e-mails et des SMS : les disponibilités se perdent, les créneaux restent à découvert et la communication devient ingérable une fois sur site.
Une plateforme unique, du recrutement à la dernière scène
Qoezion réunit tout au même endroit. Vous publiez un formulaire de recrutement, vous construisez le planning par poste, par scène et par créneau, et chaque bénévole accède à son espace personnel avec ses missions, ses horaires et le plan du site. La messagerie intégrée permet de diffuser les consignes et de gérer les imprévus en temps réel, tout au long du festival.
Fidéliser vos bénévoles d'une édition à l'autre
Un festival vit aussi par sa communauté de bénévoles. Avec Qoezion, vous conservez leur historique et leurs disponibilités d'une édition à la suivante : vous les réengagez facilement, vous valorisez leur expérience et vous renforcez leur sentiment d'appartenance.
Tout ce dont vous avez besoin pour piloter vos bénévoles
Recruter les bénévoles
Formulaires d'inscription personnalisés pour collecter candidatures, disponibilités et compétences.
Planifier les postes
Plannings par poste et par créneau, avec affectation et suivi des bénévoles sur l'ensemble du parcours.
Communiquer en temps réel
Messagerie intégrée pour diffuser les consignes, relancer et gérer les imprévus le jour J.
Cartographier le parcours
Carte des postes et des zones, avec géorepérage (geofencing) pour délimiter les secteurs du parcours et guider chaque bénévole vers son poste.
Gérer le terrain
Dotations, repas, transport et émargement par QR code pour une logistique fluide le jour J.
« En 2023, nous nous somme lancés sur le tard dans l’utilisation de Qomeet. Pour autant, les résultats de cette première année, sont assez probants, avec 1259 accrédités enregistrés sous 94 structures différentes. Tous ont adhéré à ce nouvel outil. Côté organisateur, nous sommes conscients, faute de temps, de n’avoir pu utiliser pleinement l’ensemble des fonctionnalités. Les perspectives étant intéressantes, on est convaincu de pouvoir aller encore plus loin, notamment dans la facilité des contrôles d’accès, la lutte contre le gaspillage et de manière plus globale une gestion plus fine de nos dépenses. »
Xavier Réchain
Administrateur de Musilac
Questions fréquentes
Quel logiciel pour gérer les bénévoles d'un festival ?
Qoezion est un logiciel dédié à la gestion des bénévoles événementiels. Il centralise le recrutement, les plannings par poste (accueil, billetterie, bars, scènes, propreté, sécurité), la communication et le suivi terrain. Il est utilisé par des festivals comme Musilac.
Comment gérer les plannings de bénévoles sur plusieurs jours et plusieurs scènes ?
Vous créez vos postes par zone, par scène et par créneau sur toute la durée du festival, vous y affectez les bénévoles selon leurs disponibilités, et chacun reçoit son planning individualisé et ses consignes via son espace personnel et la messagerie.
Qoezion convient-il aux petits festivals et aux associations ?
Oui. Qoezion s'utilise dès quelques bénévoles : l'essai est gratuit et le tarif s'adapte au nombre de bénévoles à gérer. Un festival associatif comme un grand festival s'appuient sur la même plateforme.
Combien coûte un logiciel de gestion de bénévoles ?
Qoezion propose un essai gratuit, puis une formule Essentiel à partir de 200 € HT/an. Le tarif s'adapte au nombre de bénévoles à gérer.
