Gestion événementielle : nos experts pilotent vos bénévoles et vos accréditations

Quick-Off accompagne les organisateurs d'événements sportifs et culturels dans la gestion de leurs bénévoles (avec Qoezion) et de leurs accréditations et contrôles d'accès (avec Qomeet), de la formation à nos logiciels jusqu'au pilotage complet par nos chefs de projet sur le terrain.

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Chefs de projet Quick-Off sur un événement

Bénévoles et accréditations : nous gérons les deux

Quick-Off intervient sur les deux piliers opérationnels de votre événement, avec nos logiciels et nos chefs de projet sur le terrain.

Gestion des bénévoles
& staff

Avec Qoezion, nous structurons le recrutement, les plannings, la communication et le suivi terrain de vos bénévoles et de votre staff, et nous animons votre communauté pour la fidéliser.

Recrutement & inscriptions
Plannings par poste et par créneau
Communication & messagerie
Animation & fidélisation
Pilotage sur le terrain

Découvrir Qoezion

Gestion des accréditations & contrôle d'accès

Avec Qomeet, nous centralisons les demandes d'accréditation, la gestion des populations et structures, l'édition des badges, le contrôle d'accès et les services aux accrédités.

Populations & structures
Demandes d'accréditation
Badges & bracelets NFC
Contrôle d'accès
Services aux accrédités

Découvrir Qomeet

Trois niveaux d'accompagnement, selon vos besoins

Niveau 1

Formation & autonomie

Nous formons vos équipes à la prise en main de Qoezion et Qomeet, avec un centre d'aide en ligne et une académie e-learning. Vous gardez la main.

Niveau 2

Accompagnement & conseil

Nos chefs de projet vous conseillent et vous épaulent à chaque étape, du paramétrage de vos outils jusqu'au jour J.

Niveau 3

Pilotage délégué

Nos chefs de projet prennent en charge l'intégralité de votre programme bénévoles ou accréditations, sur le terrain, de la préparation à l'après-événement.

Ils nous confient leurs bénévoles

Championnats du monde Mountain Bike 2022

Assurer le pilotage d’un événement sur plusieurs jours

300 bénévoles
12 jours de présence sur site
2 chefs de projet événementiel Quick-Off en charge du programme bénévoles, du recrutement à la fin de l'événement.
Solution logicielle utilisée : Qoezion

« Avec le soutien des équipes de Quick-Off, la gestion des bénévoles s'est déroulée sereinement ! Nous établissons un cahier des charges précis, nous sommes en lien constant et avançons ensemble de manière coordonnée. »

Bertrand Josué

Responsable événement Les Gets

Bénévoles des championnats du monde de Ski 2023

Piloter le programme bénévole d’un GESI

3 semaines de compétition
1200 bénévoles
6 chefs de projet Quick-Off mobilisés.
Solution logicielle utilisée : Qoezion

« Nous avons fait appel à Quick-Off pour 2 raisons majeures : Son expertise dans la mise en place d’un programme équipier sur de grands événements. La mise à disposition de Qoezion qui facilite considérablement la vie des organisateurs. Cela nous assure une garantie de savoir que ce domaine de compétences de l’organisation est sous contrôle et nous accordons pleinement confiance à l’équipe. »

Lire le reportage

Perrine Pelen

Directrice générale du comité d'organisation

Ils nous confient leurs accréditations

Faciliter la gestion des accréditations d’un festival

110 000 festivaliers
1 259 accrédités répartis sur 94 structures
Portail de demandes, bracelets NFC, contrôle d'accès et maîtrise du budget
Solutions utilisées : Qomeet & Qoezion

Lire l'étude de cas

« En 2023, nous nous somme lancés sur le tard dans l’utilisation de Qomeet. Pour autant, les résultats de cette première année, sont assez probants, avec 1259 accrédités enregistrés sous 94 structures différentes. Tous ont adhéré à ce nouvel outil. Côté organisateur, nous sommes conscients, faute de temps, de n’avoir pu utiliser pleinement l’ensemble des fonctionnalités. Les perspectives étant intéressantes, on est convaincu de pouvoir aller encore plus loin, notamment dans la facilité des contrôles d’accès, la lutte contre le gaspillage et de manière plus globale une gestion plus fine de nos dépenses. »

Lire le reportage

Xavier Réchain

Administrateur de Musilac

Sécuriser les accréditations d’un événement mondial

Automobile Club de Monaco (Grand Prix de F1, Rallye Monte-Carlo, E-Prix…)
Règles d'accès définies avec la Sûreté Publique et Qomeet configuré par nos équipes
Qomeet déployé sur l'ensemble des événements de l'ACM
2 000+ bénévoles également gérés avec Qoezion
Solutions utilisées : Qomeet & Qoezion

Lire l'étude de cas

« Grâce à Qomeet, nous avons enfin une vision claire et centralisée des demandes d'accès des riverains et prestataires. Chaque type de public dispose de son propre formulaire, ce qui évite les erreurs et nous permet de mieux filtrer. La messagerie intégrée est un vrai plus pour suivre les échanges, répondre rapidement et garder une trace des conversations. C'est un gain de temps et de sérénité au quotidien, surtout dans un contexte aussi sensible que le Grand Prix de Monaco. »

Laurence

Responsable des riverains à l'Automobile Club de Monaco

Animer et fidéliser vos équipes bénévoles

Notre équipe conçoit un programme d'animation en accord avec l'ADN de votre événement : animations interactives, matériel pour équiper votre centre des équipiers (babyfoot, cornhole...), soirées. Ces moments de convivialité contribuent à l'épanouissement de vos bénévoles et à leur fidélisation.

Aménagement du centre des équipiers

Recherche et activation de partenariats

Programme d'animation et soirées

Questions fréquentes

Quick-Off peut-il gérer à la fois les bénévoles et les accréditations d'un événement ?

Oui. Nos chefs de projet accompagnent les organisateurs sur les deux volets : la gestion des bénévoles et du staff avec Qoezion, et la gestion des accréditations et du contrôle d'accès avec Qomeet. Des événements comme Musilac ou le Grand Prix de Monaco nous confient les deux.

Quelle différence entre utiliser vos logiciels et faire appel à vos équipes ?

Vous pouvez utiliser Qoezion et Qomeet en autonomie, ou être accompagné à différents niveaux : formation à la prise en main, conseil pendant l'événement, ou pilotage complet où nos chefs de projet gèrent votre programme sur le terrain.

Sur quels types d'événements intervenez-vous ?

Sur des événements sportifs et culturels de toutes tailles : festivals, marathons et trails, triathlons, championnats internationaux, grands événements. De Musilac aux Championnats du monde de ski alpin de Courchevel-Méribel.

Combien de chefs de projet mobilisez-vous ?

Cela dépend de l'envergure de l'événement : par exemple 2 chefs de projet sur les Championnats du monde de VTT des Gets, jusqu'à 6 sur les Championnats du monde de ski alpin de Courchevel-Méribel (1 200 bénévoles).

Proposez-vous des formations à Qoezion et Qomeet ?

Oui. Nos chefs de projet événementiel forment vos équipes à la prise en main de Qoezion (bénévoles) et Qomeet (accréditations), avec en complément un centre d'aide en ligne et une académie e-learning.