Comment rédiger la fiche mission de vos bénévoles ?
En premier lieu, attachons-nous à rappeler ce qu’est une fiche mission et à quoi sert-elle.
Quand bien même le bénévole n’occupe pas un poste rémunéré, l’organisateur doit s’assurer d’une certaine adéquation entre le profil et la mission attribuée, dans un souci d’efficience. La fiche mission reprend donc l’ensemble des tâches à réaliser par le bénévole pour un poste de travail donné.
- Il formalise les missions et les compétences attenantes ainsi que toutes les informations utiles à connaître par le bénévole
- Il définit le profil des candidats correspondant afin de faciliter le processus de recrutement
- Il structure le programme bénévoles dans son ensemble en ayant une connaissance fine du rôle et des missions de chacun
- Il permet de référencer les compétences clefs et de planifier des sessions de formations ou d’informations communes si nécessaire
- Il est le garant des engagements moraux respectifs des deux parties
Côté bénévole, la fiche mission permet de motiver ses équipes en fixant un cap et un cadre. Au travers d’elle, il va disposer du contenu de son poste et donc du sens donné à ses missions, le tout encadré par ses responsabilités et son degré d’autonomie. C’est un point prépondérant, contribuant à la qualité du travail fourni dans un espace de liberté défini.
Afin de l’élaborer, le responsable du programme des bénévoles, suivra 3 étapes principales :1- Collecter les informations attenantes au poste, en se rapprochant des responsables d’équipes, se référant aux éditions précédentes, en observant des événements similaires 2- Rédiger la fiche mission, au vu des informations collectées précédemment 3- Valider la fiche mission, en la faisant relire, notamment par le responsable d’équipe
NB : Vous pouvez faire évoluer votre fiche mission lors de la phase de recrutement si vous vous apercevez d’un manque. Dès lors que le bénévole est recruté, vous n’aurez plus l’occasion de le faire sans l’en informer et obtenir son accord.
Structurer la fiche mission pour cadrer la collaboration
Lors de la phase de rédaction, veillez à être attentif aussi bien au fond qu’à la forme du document.
- utilisez des verbes d’action, dans un vocabulaire simple, afin de décrire les compétences, les activités et les tâches
- assurez-vous de communiquer l’essentiel des informations sans pour autant se disperser dans des détails superflus
- restez neutre
Les informations indispensables à inscrire :
- Titre de la mission
- Nom du référent
- Descriptif de l’activité
- Les compétences de base requises : Formation, Expériences, Langues, Permis.
- Les disponibilités requises
- Droits et devoirs du bénévole (à joindre dans une charte attenante à la fiche mission)
Exemple de fiche mission :
En conclusion, la fiche mission est un des socles du cadre liant l’organisateur à ses bénévoles. L’absence de contrat de travail entre ces deux parties incitant à la production de ce document. Dans votre rétroplanning, il est à rédiger au moment de la rédaction du livret des missions.
