Gestion des bénévoles : les défis à relever

Mobiliser des volontaires est bien souvent indispensable pour l’organisation d’événements et implique de relever plusieurs défis …

• Recruter : trouver les bonnes volontés, en nombre suffisant, disponibles, avec des compétences appropriées à votre besoin
• Organiser : mettre dans les meilleurs dispositions toutes ces bonnes volontés pour répondre à ce besoin
• Engager/mobiliser : sans engagement contractuel il est primordial de créer une dynamique.

N’allez pas croire que le simple fait de mobiliser des bénévoles est une garantie de disposer de ressources « gratuites ». Si en effet, vous allez être exempté de verser une rémunération à vos équipes, n’oubliez pas que l’engagement du bénévole repose sur l’équilibre entre contribution et rétribution.

Gestion des bénévoles : l’équilibre contribution / rétribution

La contribution du bénévole, c’est le temps qu’il consacre à votre organisation, sa motivation, son implication, ses compétences…
La rétribution est plus complexe à décrire puisque chaque bénévole à des motivations singulières : se rendre utile, faire des rencontres, assister à un événement, rencontrer des artistes/sportifs, recevoir une tenue / des goodies de la part de l’organisateur… Les rétributions à accorder sont donc nombreuses. Chaque bénévole va donc tenter de satisfaire sa ou ses volontés. Et c’est notamment en trouvant l’équilibre entre contribution et rétribution que vous allez constituer une équipe impliquée et motivée autour de la réussite d’un projet commun.
Optimiser cet équilibre tout en veillant à mettre en œuvre la meilleure organisation possible va vous consommer des ressources, notamment la plus précieuse d’entre-elles : le temps !

Maîtriser le temps consacré à la gestion des bénévoles

Pour maîtriser le temps consacré à son programme bénévoles, il faut avoir une vision d’ensemble des tâches à accomplir. Qu’allez-vous devoir réaliser, mettre en œuvre ? Quel que soit l’importance et la complexité de votre événement, vous allez forcément, et parfois sans vous en rendre compte, effectuer la plupart des tâches suivantes :

• Planification du programme des bénévoles (rétroplanning, mise en place des outils de recrutement, promotion du programme bénévoles…)
• Définition des missions
• Traitement des candidatures
• Sélection des candidats et affectation à des missions
• Planning des missions
• Intégration et formation
• Communication
• Gestion opérationnelle : Accueil / Restauration / Hébergement / Management opérationnelle / Distribution de tenues et goodies
• Remerciement
• …

Sur un événement qui mobilise des volontaires, l’organisation consacrerait de 1 à 6h par bénévoles selon la « complexité » de l’événement.