Révolutionner la coordination des prestataires et bénévoles d'un festival

Le Ardèche Aluna Festival, plus communément appelé Aluna Festival, a été créé en 2008 dans les gorges de l'Ardèche à Ruoms. Depuis sa création ce festival musical n’a cessé de grandir pour devenir aujourd’hui l’un des plus reconnus en France.

Quick-Off est le partenaire de confiance d'Aluna Festival depuis trois ans, offrant à la fois son expertise technique à travers les solutions logicielles Qoezion et Qomeet, ainsi que son savoir-faire événementiel pour la gestion des équipes sur place.

« Quick-Off et Aluna Festival c'est 3 ans de collaboration, leurs solutions logicielles nous permettent de révolutionner la coordination de nos 1200 bénévoles et de nos 1500 intervenants. Que ce soit un besoin informatique ou humain, Quick-Off répond à nos attentes ! »

Solène Sénéclauze

Responsable Production du festival Aluna

Qomeet : La gestion des accréditations invités et prestataires simplifiée

Qomeet a permis à Aluna Festival de mettre en place un système de gestion des prestataires innovant. Voici comment notre solution a été utilisée pour optimiser leur événement :

Inscriptions en ligne
Un portail dédié a été créé pour permettre à tous les accrédités, qu'il s'agisse de prestataires, d'artistes ou de membres du personnel, de s'inscrire en ligne. Cela a simplifié et accéléré le processus d'inscription.

Transmission en temps réel des informations
Qomeet a permis à Aluna Festival de transmettre en temps réel les informations de chaque accrédité vers Weezevent, une solution de contrôle d'accès. Cette intégration a été essentielle pour produire les bracelets NFC (Near Field Communication) personnalisés. Ces bracelets ont servi de clés d'accès, de porte-monnaie électronique (cashless) et de moyen de paiement pour les repas, ce qui a grandement simplifié les transactions sur le site du festival.

Estimation précise des besoins et gestion facilitée du budget
Grâce aux données recueillies par Qomeet, Aluna Festival a pu obtenir une estimation précise des besoins en restauration, hébergement, cashless et stationnement. Ces informations recueillies ont permis à l'organisation de mieux planifier et anticiper l'approvisionnement général des stocks et d'optimiser la gestion du budget.

Roadbook personnalisé
Chaque intervenant reçoit pour lui et/ou ses équipes un récapitulatif de ses demandes et services via le portail d'accréditation de la webapp Qomeet. Ce roadbook contient des informations essentielles à la venue de chaque population sur l'événement. Grâce à cette fonctionnalité, chaque structure peut informer efficacement ses équipes.

Résultats de l'utilisation
Grâce à l'utilisation de Qomeet, Aluna Festival a amélioré la gestion de ses participants et l'expérience globale de son événement. Les intervenants ont apprécié la facilité d'inscription, les avantages des bracelets NFC et l'accès aux informations importantes via leur roadbook personnalisé. De plus, l'organisation a pu économiser du temps et des ressources grâce à une gestion précise des besoins en restauration, en cashless et en stationnement. En fin de compte, Aluna Festival a réussi à offrir une expérience mémorable à ses participants tout en optimisant ses opérations internes.

Et maintenant, pourquoi pas vous ?