Masterclass sur la gestion de bénévoles > 4 sessions pour 4 thématiques animées par des professionnels de l’événementielS'inscrire
Les Ardentes Festival

Centraliser les inscriptions et harmoniser les services aux accrédités

Concert de Travis Scott

4

jours de festival

+3000

bénévoles

9400

accrédités

Depuis ses débuts en 2006, le Festival les Ardentes attire de nombreux passionnés de musiques urbaines à Liège (Belgique).

Autour des performances de nombreux artistes nationaux et internationaux et dans une atmosphère unique, les Ardentes sont rapidement devenus un événement incontournable dans l’agenda des festivals européens.

Avec une croissance constante de sa notoriété, le festival a dû faire face à un défi de taille : la gestion de milliers de bénévoles et d'accrédités (staff, techniciens, artistes, exposants) pour garantir le succès de chaque édition.

Après avoir déployé Qoezion pour le recrutement et la coordination de ses quelques 3000 bénévoles, les organisateurs ont fait confiance à Qomeet pour gérer près de 10 000 accrédités et leurs besoins spécifiques.

Vue sur la scèneAccueil des bénévoles

Une gestion centralisée des demandes d'accréditations

« En utilisant Qomeet, nous sommes désormais capables de centraliser et d’harmoniser les demandes d’accréditations ainsi que les besoins en catering, parking et hébergement afin de proposer des services adaptés à leurs attentes, tout en respectant nos contraintes budgétaires. »

Julien de Marchin

Event manager

La maîtrise du budget

La solution offre aux organisateurs une vue d'ensemble complète des besoins logistiques de chaque participant, incluant la gestion des repas, des hébergements, des crédits cashless, ou encore des zones d’accès en fonction des besoins individuels. Les Ardentes s’assurent ainsi de maîtriser leur budget et de respecter leurs process.

Des résultats concrets :

Qomeet a permis aux Ardentes de simplifier la gestion des inscriptions avec un portail dédié qui a facilité la tâche des organisateurs et des participants.

L'interopérabilité de Qomeet avec les solutions proposées par Weezevent a permis la transmission en temps réel des informations d'accréditation vers le bracelet NFC de chaque participant, garantissant une expérience fluide et sécurisée.

Le déploiement de Qomeet a transformé la gestion logistique des Ardentes, permettant à l'événement de se placer à la pointe de l'innovation tout en offrant une expérience optimale à ses milliers de bénévoles et d’accrédités. Grâce à cette collaboration fructueuse avec Quick-Off, Les Ardentes continuent de prospérer en tant que festival urbain de renommée internationale, offrant à son public des moments inoubliables année après année.

Un mot du chef de projet Quick-Off

« En étroite collaboration avec Les Ardentes, nous sommes ravis d'avoir développé Qomeet, une solution intuitive et adaptée pour accueillir et répondre aux attentes des 9400 accrédités du festival. Nous remercions Les Ardentes pour leur confiance renouvelée. »

Hugo Fouet

Chef de projet Qomeet

Et maintenant, pourquoi pas vous ?